DXの初手は日報のデジタル化で決定です

DX（デジタルトランスフォーメーション）を始めるにあたり、最初に手をつけるべきは日報のデジタル化です。

理由はシンプルで、「業務のどこに時間がかかっているのか」を正確に把握することが、全ての効率化の起点となるからです。

せっかく予算をかけるのに、〇〇部が忙しそうだからとか、〇〇さんが手が回らないと言ってたからとか、抽象的なイメージをもとにDXを進めては勿体無いです。

なぜ日報のデジタル化が重要なのか？

DXの成功は、どの業務に多くの時間や労力がかかっているかを把握し、最適化の優先順位を見極めることから始まります。日報をデジタル化することで、次のような情報を簡単に可視化できます。

総合的な視点
経営的な観点から、全社員の業務を集計し、会社全体で最も多くの時間がかかっている業務を特定できます。
個別的な視点
労務管理の観点から、一人当たりの作業時間が多い業務を把握し、労働負荷を軽減するための対策を検討できます。

現状日報をつける習慣がない

日報をつける習慣がない企業では、「面倒」「効果が見えない」といった抵抗感があることが一般的です。

これを解消し、自然に日報を取り入れるためには、次の工夫が効果的です。

目的を明確化し共有する
「日報のデジタル化が会社全体の業務改善につながる」ことを具体的に説明します。たとえば、次のようなメリットを共有します。
- 業務の負担を軽減するためのデータを収集する
- 不要な作業を削減して、社員が本来注力すべき業務に集中できるようにする
シンプルな形式で始める
最初から詳細な入力を求めると抵抗が大きくなるため、以下のような簡単な形式から始めるのがおすすめです。
- 今日の主な業務
- 所要時間（ざっくりでOK）
- 困ったこと・気づき
ツールの導入で手間を最小化する
kintoneやスプレッドシートに入力し、チャットツール（例：Slack、Microsoft Teams）で提出簡単なアンケートすることで、短時間で日報を提出できる仕組みを作ります。また、スマホやタブレットから入力できるようにすることで、外出先や現場でも手軽に記録できます。
フィードバックを重視する
収集した日報データを基に改善活動を行い、成果を社員にフィードバックすることで、「日報が会社に貢献している」と実感してもらいます。たとえば、次のような変化を共有します。
- 特定業務の効率化によって残業時間が減った
- 繰り返し行っていた手作業をシステム化し、作業時間が削減された
無理のない運用を心がける
最初は「毎日」ではなく、週に1～2回からスタートするのも効果的です。慣れてきたら頻度を増やす形で、徐々に日報文化を根付かせます。

具体例

業務の可視化と改善案

研修や教育に多くの時間がかかっている場合
「教育は人がやるべきだから効率化は無理」と思いがちですが、研修や教育内容を動画コンテンツにすれば、一気に教育コストを削減できます。これにより、新人研修の標準化も実現し、効果的かつ効率的な人材育成が可能になります。
見積もり作成で時間がかかっている場合
見積もり作成のプロセスをシステム化すれば、過去のデータを活用した迅速な見積もりが可能になります。さらに、商品データベースや価格計算ロジックを組み込むことで、精度の高い見積もりを短時間で作成できるようになります。

日報デジタル化の導入方法

目的を明確化
「時間のかかる業務を可視化する」「改善の優先順位を定める」といった具体的な目的を設定します。
ツールの選定
ExcelやGoogleスプレッドシートのような手軽なものから、専用の業務管理ツール（例：kintone、Notion）まで、企業規模に応じたツールを選びます。
簡単な入力フォーマットを作成
社員が無理なく入力できる日報フォーマットを準備します。「作業内容」「所要時間」「課題」のように、分析しやすい項目を設定しましょう。
運用と改善
収集したデータを基に、業務の改善プランを定期的に検討・実施します。