東京、名古屋、福岡に拠点がある弊社では、業務効率化とフルリモート環境の整備を目指し、kintoneを導入しました。kintoneの柔軟なカスタマイズ機能を活用し、問い合わせ管理から顧客管理、契約書類作成に至るまで、一連の業務を一元管理できるシステムを構築しました。
要件定義
導入に先立ち、まずは現状の業務フローを詳細に分析し、どのような機能が必要かを洗い出しました。以下の要件が浮かび上がりました。
- お問合せ管理
- 顧客管理
- 見積書・発注書作成
- 業務委託契約書作成
- 秘密保持契約書作成
- 案件管理
- タスク管理
- 日報管理
- メールテンプレート作成及びメール配信機能
これらの要件を満たすため、kintoneの標準機能に加え、プラグインやJavascriptによるカスタマイズを行いました。
kintone構築
基本的な設定として、各種アプリの作成とフィールドの配置を行いました。特に重視したのは、リアルタイム共有と、作業の効率化です。
Javascript開発
kintone標準機能だけではカバーしきれない部分を補うため、独自のJavascript開発を行いました。
主要機能の紹介
お問合せ管理
お問合せ管理アプリでは、問い合わせの受付から受注までのプロセスを一元管理できます。問い合わせ内容や顧客情報を一括で管理し、受注後は案件管理にスムーズに引き継ぐことが可能です。
顧客管理
顧客管理アプリでは、顧客の基本情報、過去の取引履歴、連絡先情報などを管理します。これにより、顧客対応の質を向上させ、リピート率の向上を目指します。
契約書類作成と電子契約（freeサイン連携）
見積書、発注書、業務委託契約書、秘密保持契約書の作成機能を構築し、freeサインと連携することで電子契約まで完了できます。これにより、契約業務のスピードと効率が大幅に向上しました。
案件管理
案件管理アプリでは、案件の詳細情報、納期、受領資料の管理が可能です。また、タスクの設定や、やり取りの履歴管理も行い、プロジェクトの進捗を一目で把握できます。
タスク管理
タスク管理アプリでは、各案件に紐付いたタスクを管理します。担当者へのタスクの割り振りや、進捗状況の確認が容易に行えます。
日報管理
日報管理アプリは、タスク管理と連動しており、一日の計画や実施内容の入力が可能です。日報を集計することで、誰がどのタスクにどれだけの時間をかけたかを把握できます。
メールテンプレートとメール配信機能
メール配信機能では、営業ステータスに応じて顧客を絞り込み、メールテンプレートから文章を呼び出して送信できます。これにより、効率的なメールマーケティングが実現しました。
運用結果と効果
kintone導入後、業務の省力化とフルリモート環境の整備に成功しました。問い合わせから受注、納品、請求までのプロセスが一元管理できるようになり、各部署間の連携がスムーズになりました。また、日報管理により業務の可視化が進み、生産性の向上にも寄与しました。
結論
kintoneを活用したシステム構築により、業務効率の大幅な改善が実現しました。今後も、さらなる機能拡張や改善を行い、業務プロセスの最適化を図っていきます。
これらの仕組みを活用し省力化とフルリモート環境を整えることに成功しました。
詳細は下記の通りです。